Lo que usted debe saber para administrar pequeños negocios

Históricamente, los pequeños y medianos negocios han constituido importantes fuentes para el proceso de la industrialización y además ofrecen una oportunidad para una continuada expansión del sistema económico de los países.

Inicialmente el emprendedor toma la iniciativa de crear un negocio, de independizarse, o tener una fuente de ingreso adicional, cuando se decide a dar el paso trascendental de inicio, es posible que se presenten en su camino algunos tropiezos por no tener una visión de negocio con respecto a la Planificación, la Organización, la estructura de costos, el aspecto legal, el aspecto administrativo-contable, las relaciones con los proveedores, el mercadeo, entre otros.

Para iniciar un negocio es fundamental la pasión del emprendedor y la capacidad que le permita sobreponerse a los diferentes obstáculos que se van a presentar en el camino, especialmente en la fase inicial una empresa que constituye la mejor escuela de negocios que existe, sin embargo el ambicioso debe tener en cuenta el hecho de entrar al juego con todas las reglas claras.

La Administración de las Empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución, tomando en cuenta que en la actualidad muy pocas personas están en la capacidad de iniciar grandes compañías debido a la gran necesidad de fuertes capitales, la complejidad, el ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc. Obliga a los hombres de negocios a entender dónde están situados hoy y donde estarán en un futuro cercano.

Las pequeñas y medianas empresas existen en tres ramas principales, éstas son: la industria, la comercial, y la de servicios. Cada una de estas ramas tienen características específicas que las identifican, pero tienen un papel esencial en las economías.

Las condiciones socio económicas actuales determinan según varios estudios sociológicos que la pequeña y mediana empresa tienen un papel esencial en el entorno económico presente y futuro. Por ello es necesario evitar que fracasen este tipo de organizaciones, mediante una adecuada administración, la cual es imprescindible para una eficiente operación.

La pequeña industria, surgida años antes de que se originara el capitalismo industrial, tenía como fuente creadora las necesidades primarias del hombre como: el tallado de la piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de prendas de vestir y ornamentales. Así, se formó no sólo como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, sino también como activador del desarrollo de las fuerzas productivas, y es básicamente la industria de modestos recursos de donde se apoyó la Revolución Industrial y con ello la tecnología que hoy desarrollan y fomentan las grandes empresas.

La pequeña y mediana industria contribuyen a elevar el nivel de ingresos de la población, al crear un mecanismo redistributivo de la propiedad entre parientes y amigos que son quienes forjan una idea e inician una actividad industrial en pequeña escala.

La mayoría de estas empresas comienzan a una escala relativamente modesta y experimentan solo un crecimiento moderado. Sin embargo, poseen una posición importante en la generación de empleos en el país y pese a que enfrentan a una serie de problemas que obstaculizan su desarrollo, de manera especial por la desventaja en su competencia con las grandes empresas y sobre todo con empresas transnacionales.

La pequeña y mediana empresa tiene una importante función que desempeñar, existen de manera predominante y en ocasiones casi absoluta en los países subdesarrollados y coexisten con las grandes empresas aun en los países más avanzados, por lo cual es necesario ir eliminando las causas principales que frenan su desarrollo.

El éxito de una empresa depende, en gran medida, de su conocimiento de técnicas administrativas modernas y de su capacidad para ponerlas en práctica.

Según el criterio de los expertos consideran pequeñas empresas a aquellas que tienen menos de 20 trabajadores, y medianas las que tienen entre 20 y 500 empleados a pesar de que esta definición puede variar dependiendo de los contextos económicos e históricos.

Para Pierre Yves Barriere (autor de obras sobre la pequeña y mediana empresa) afirma que un pequeño negocio es aquél donde la propiedad del capital se identifica con la dirección efectiva y responde a criterios ligados a características de conducta y poder económico.

Un perfil de la pequeña y mediana empresa puede ser el siguiente:

La pequeña empresa ha sido, en multitud de ocasiones, la que abre el camino por el que muchas personas, incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una fortuna.

Ante los elevados índices de desempleo que existen actualmente, los negocios propios cumplen la función de generar fuentes de trabajo en diversas formas, además de las ya conocidas, así algunas personas que no son empleables, encuentran la oportunidad de trabajar en pequeñas y medianas empresas, ya sea como empleados o estableciendo un pequeño negocio por cuenta propia.

La pequeña y mediana empresa es “estimulante de la competencia”, que es un aspecto muy importante que determina una continua refinación, ya que por ella se van eliminando los elementos que están por debajo de los mejores, de manera que se obtienen más productos y de mejor calidad, precios más bajos, mayor eficiencia de los servicios, etc.

La micro, pequeña y mediana empresa, están realizando un accionamiento para impulsar la productividad, un medio básico para incrementar los niveles de competitividad, crecimiento económico y desarrollo del país. Es necesario un cambio de cultura adecuado al actual medio ambiente nacional e internacional, que comprenda objetivos y valores de los trabajadores como la concepción misma de la administración.

El papel de la pequeña y mediana empresa en países en proceso de desarrollo, ha sido tema de numerosos estudios durante las últimas dos décadas.

Algunos gobiernos han avanzado significativamente en el diseño de una política empresarial que tienda a estimular el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. El término “empresarial” incluye no solamente a aquellos que inician una empresa independiente y redituable, sino también a empresas no lucrativas. También incluye nuevas instituciones, tanto públicas como privadas, donde la actividad “intraempresarial” se ha puesto de moda.

Esto permite

a) Elevar el nivel de vida de empresarios que viven en niveles de subsistencia (salud, vivienda, alimentación, vestido).
b) Crear empleo.
c) Reforzar la capacidad de competencia y crecimiento de las empresas con mayor rentabilidad y productividad.

El éxito en las empresas requiere efectividad tanto en la producción como en la mercadotecnia. Al formular un programa de mercadotecnia, la empresa pequeña o mediana deberá tomar en consideración: línea de productos, precios, publicidad y promoción de ventas.

La pequeña y mediana empresa produce varios bienes que constituyen una línea de productos. Con frecuencia se requiere tomar decisiones respecto a si una línea de productos debe mantenerse constante, reducirse o ampliarse.

Todo tipo de empresa tiene la necesidad imperativa de una buena ubicación, sea pequeña o mediana, requiere de una adecuada ubicación. Un negocio bien ubicado, cualquiera que sea su tipo, tendrá mayor probabilidad de éxito.

Por tanto, es necesario hacer un análisis técnico que garantice una adecuada ubicación, ya que la supervivencia y éxito de una pequeña o mediana empresa es el resultado de una combinación de factores.

El establecimiento de una empresa depende en gran parte del mercado, en el caso del pequeño comerciante en ventas al menudeo, mayoreo, servicios o fabricante, la importancia del mercado para el éxito de la empresa jamás puede subestimarse.

El crecimiento de los mercados en países en proceso de desarrollo como el Ecuador, ha sido un factor determinante para el incremento de oportunidades que tiene el pequeño o mediano empresario para iniciar negocios a nivel nacional e internacional.

La adquisición o renta de un edificio es sólo el primer paso para contar con las facilidades físicas para iniciar una empresa. Las instalaciones físicas para manejar las operaciones industriales, comerciales o de servicio incluyen edificios, distribución, equipo. Cada una de ellas es esencial para la operación de la empresa.

En la fábrica o el comercio, también hay necesidad de máquinas y equipo para manejo de materiales, enseres y herramientas. Las máquinas de una fábrica pueden ser para propósitos generales o específicos.

Un pequeño empresario debe conservar el costo inicial, el costo de mantenimiento del equipo, la depreciación permitida, su duración, el costo de conversión por unidad de producto resultante del uso de su equipo para propósito general o especial.

Iniciar una empresa requiere varias decisiones que implican considerar aspectos legales. Habrá que conocer la naturaleza del problema y utilizar una asesoría jurídica competente.

Las empresas requieren de personal a diversos niveles para que desarrollen las actividades planeadas y lograr los resultados requeridos. Cada uno de los empleados ayuda con su trabajo en la operación de la empresa y, en consecuencia, influye en el futuro de ésta.

En la pequeña empresa, el propietario debe intentar obtener individuos para su personal inicial y cuyas capacidades y aptitudes complementen sus propias habilidades.

Los empleados son un activo valioso, el éxito en las empresas dependerá en alto grado de la pericia y juicio que se ejerza para atraer, seleccionar, contratar y capacitar gente adecuada para la empresa. Bien sea que el propietario lo haga personalmente, o que delegue la responsabilidad a su jefe de personal.

Además se deben determinar las necesidades financieras y reunir el capital inicial necesario, ya que son los pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y requieren una atención y un cuidadoso estudio para asegurar el éxito.

Cuesta dinero promover y organizar una empresa. Un peligro común en el establecimiento de nuevas empresas, es no realizar una cuidadosa estimación y planeación de las necesidades financieras.

Igual que la investigación previa a la compra de una empresa existente, el estudio de las potencialidades de una empresa requiere de inversión de tiempo, esfuerzo y dinero. Pero hay que considerar qué la inversión aumenta en gran medida las oportunidades de éxito de una nueva empresa.

Una de las actividades más inquietantes y potencialmente gratificantes en que puede participar todo tipo de gente es el de iniciar y operar una empresa propia. En términos de nivel de vida y nivel de satisfacción, es ilimitado lo que se puede lograr a través de una pequeña o mediana empresa.

A manera de síntesis se concluye que existen cuatro etapas claves en el desarrollo de una empresa:

a) Etapa preliminar.
b) Iniciación de la empresa.
c) Etapa de crecimiento.
d) Etapa de expansión-consolidación.

La mayor parte de los fracasos de los negocios se deben a una mala administración, según se desprende de estudios efectuados sobre este campo, en otras palabras el propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las soluciones requeridas, planear, organizar, dirigir y controlar su empresa. Existen muchas razones para una mala administración: